Gestión documental de los proyectos

olafvik

Bronce
Hola a todos, ¿utilizais algún programa específico para la gestión documental / control de versiones de planos y documentos de un proyecto, etc.?

Un saludo.
 

soloarquitectura

Administrador
Miembro del equipo
Yo utilizo el Explorador de Windows.
Más sencillo imposible, basta con ser muy, muy organizado.
 

jcidon

Moderador
Miembro del equipo
Yo utilizo MyOffice. El programa controla muy bien el tema de versiones de documentos, proyectos, personas que han trabajado en cada documento, tiempo empleado, etc.
 

TOBALINO

Esmeralda
Os contaré mi caso, a ver cómo lo solucionais vosotros:
En mi despacho trabajamos 3 personas, tenemos en C: un directorio de proyectos y de ahí cuelgan subdirectorios de obras. De cada obra cuelga anteproyecto, PB y PE. El problema está cuando yo pillo información y me la llevo a mi portatil para trabajar los fines de semana en casa. A veces pasan meses hasta que "unifico" información y para saber cual es la última versión, no basta con saber si es el de fecha mas reciente, pues imaginad que uno de esos ficheros que saqué con el portatil modifiqué la estructura pues faltaba definir el armado de una losa, y mi compañero, utilizó el fichero del servidor para modificar de lugar una ventana. Si cruzo datos y machaco el de fecha más antigua, me quedo sin la modificación del armado.
leeré con mucha atención vuestro sistema.
saludos
 
No uso ninguno de los programas anteriormente señalados, pero dudo que ningún programa pueda solventar el problema que cita @TOBALINO: hay más de un archivo que contiene informaciones válidas. No hay una última versión, ni una versión válida.
Para ello, sólo veo dos alternativas:
a) Ser muy disciplinado y no dejar pasar meses para unificar la información.
b) Conectar el portátil a Internet y acceder directamente al servidor.
 

olafvik

Bronce
Antes de nada, gracias por las respuestas.

Desde mi punto de vista lo peor que podría tener un programa de control/gestión documental es que fuera engorroso, ya que entonces lo que pasa es que deja de utilizarse o lo que es peor se utiliza mal.

Yo ahora utilizo una hoja de cálculo de Excel para cada proyecto, son sencillas de utilizar, pero no se pueden abrir por dos personas a la vez y su funcionamiento como base de datos es muy limitado.

El MyOffice y el NOS ¿son fáciles de manejar?, ¿se pueden utilizar en red?

Un saludo
 
Yo utilizo el método del número final con una salvedad: el archivo válido no tiene sufijo, sólo se numeran las versiones descartadas. Es decir:
obra01
obra02
obra03
obra > esta es la que vale.
Con eso se evitan problemas de extravío de versiones y, sobre todo, siguen funcionando las referencias externas.
En el caso de modificados, lo mismo. Se renombran los descartados.
obra-visado2006-05-13
obra-modificado2006-05-14
obra > esta es la que vale, la más reciente.
En el caso de proyectos visados, se guarda una copia de seguridad en rar y se elimina la carpeta, para que no haya archivos flotando.
 

jcidon

Moderador
Miembro del equipo
MyOffice es una BASE DE DATOS. Cuando te vas del estudio, MyOffice te genera en tu ordenador portátil una copia local del proyecto (archivos e información referente al proyecto). A la vuelta al despacho, MyOffice sincroniza automáticamente la BASE DE DATOS, por tanto actualizará sólo los archivos que han sido modificados. En el caso de que un mismo archivo haya sido modificado a la vez dentro y fuera del estudio, MyOffice te avisará, y te preguntará si quieres guardar el archivo como versión o como copia del archivo.

Sobre NOS: es un "Explorador de Windows" mejorado. MyOffice, en cambio, es un software de Gestión Documental (entre otras muchas cosas).

Por otro lado, ambos programas, tienen otras funciones similares a MS Outlook (agenda, tareas, mensajes, calendario)...
 

jcidon

Moderador
Miembro del equipo
@TOBALINO: en vuestro estudio lo teneis MUY MAL montado. Lo triste es que tu caso es bastante habitual...
 
La sincronización se puede hacer también con Mi Maletín, aunque supongo, y espero, que MyOffice tendrá más funciones.
Nota para la traducción: Yo uso el sistema de @soloarquitectura, es decir, el explorador de windows. En el enlace se condecora a NOS con 385 gallifantes y MyOffice está pendiente de condecoración, por lo que hay que exigirle mucho.
 

jcidon

Moderador
Miembro del equipo
La sincronización se puede hacer también con Mi Maletín, aunque supongo, y espero, que MyOffice tendrá más funciones
El maletín de Windows es MUY peligroso: si has trabajado a la vez en el archivo del servidor y en el portátil, al sincronizar sólo te quedarás con uno de los dos archivos...

En el enlace se condecora a NOS con 385 gallifantes y MyOffice está pendiente de condecoración, por lo que hay que exigirle mucho
¿Qué enlace?

Si este fin de semana me aburro mucho, os hago un mini-tutorial de cómo organiza MyOffice los documentos, con pantallazos del interface...
 

jano

VIP
si os sirve de ayuda, en mi estudio se monta de tal manera:

no hay ni myoffice ni nada de nada. Tenemos en un directorio cada proyecto, por ejemplo proyecto jano2d2 :)

pues en ese directorio tenemos después directorios de las distintas fases: 01, 02, 03, 04, 05, 06 y 07. No son fases lineales estrictamente, sino que son las fases de presentación a distintas oficinas para conseguir permisos. En fin, en cada directorio de estos, uno de planos de básico, planos de instalaciones, información técnica, blablabla, como 10 directorios. Y cada archivo en el que se trabaja, tiene este formato: A1-jano2d2-plantas 060908.dwg. Si se modifica algo de ese archivo a nivel sustancial, se le pone fecha de hoy y el anterior se deja ahí para luego comprimirlo y meterlo en historial. A veces se borra, pero a mí no me gusta eso. A1 es la fase del proyecto, no que sea un papel A1. Tenemos A1, A2, A3 y A4 (anteproyecto, básico, ejecución y ejecución 2, por así llamarlo). Si trabajamos varios en un archivo, me gusta organizarlo de manera que el archivo se llame A1-jano2d2-plantas-perico el de los palotes 060908.dwg, por ejemplo. Después se sincroniza la información en el archivo original (el que no tiene "perico el de los palotes"), de tal modo que se sabe qué ha tocado perico el de los palotes, pues lo tiene marcado con esta orden de "revision cloud", la cual deberá tener de nombre de capa la fecha de la revisión y puede que también el nombre de quien lo revisó.

salu2. jano.
 

TOBALINO

Esmeralda
en vuestro estudio lo teneis MUY MAL montado
Tienes razón, el problema lo he detectado desde hace cerca de 1 año, pues antes estaba yo solito, o sea que era imposible que me machacase mis propios ficheros. Ahora que empezamos a crecer es cuando he detectado que puedo tener problemas. Me parece muy buena idea poner el nivel de revision del proyecto al final del nombre del fichero, pero si te animas a hacer esa super presentación, la miraré con mucha atención, con los ojos asi :eek: :eek: :eek: :eek:
gracias
 

vorpal

VIP
La organizacion documental debe estar basada en una estructura de despacho con funciones claras de cada integrante. Si dos personas están trabajando en lo mismo estamos abonando el campo para que se produzca un error, puede ser que haya aplicaciones que minimicen ese error, pero nunca lo evitan del todo (algunas lo que hacen es evitar que dos personas trabajen a la vez sobre el mismo documento).

A mi el explorador de windows / maletin y un criterio de nombrar ficheros bastante similar a lo que ya se ha dicho me sirve, pero sobre todo SÉ QUIEN HACE CADA COSA Y CUANDO. No pongo a dos personas a trabajar sobre lo mismo a la vez nunca.

Saludos.
 

e2luispa

Bronce
Retomando el tema.. la gente que usa MYoffice, o NOS, o que ha intentado usarlo... lo recomendarian?

Sobre todo con el tema de Allplan / Autocad. Estoy seguro que Nemestcheck tirara para que usemos sus productos y hara que la sincorinizacion con Autocad... la manera de llevar los proyectos sea mas engorrosa que si se hiciese con Allplan.
 

e2luispa

Bronce
Volviendo al tema (de nuevo) de gestión documental...

alguien que use Google ? me refiero a google docs, calendar.. para organizar un estudio de arquitectura pequeño.

Si alguien lo utiliza podría explicar brevemente ¿cómo?
 

LYKKE

Plata
En mi caso hemos tomado lo que hacen en la industria automotriz que es 1) un cajetin donde se va anotando a grandes rasgos los cambios o actualizaciones con fecha, version y responsable / aprobación y 2) un albarán que establece cual es la versión valida, el cual se pone en copia a los integrantes / involucrados...
Según mi experiencia es en esta documentacion de apoyo tipo albarán o procedimiento donde se determina o ratifica cual es la versión valida o freigabe...
 
Arriba