Libros o documentación para organización oficina

jasonkid13

Gran experto
#1
Hola amigos,

Como casi siempre en mi oficina me toca hacerme cargo de ciertos aspectos un tanto alejados de mi labor puramente técnica ;) Pretendemos organizar un poco la oficina (todavía un poco lejos de plantearnos la ISO) y aunque tengo unas cuantas ideas claras no me iría bien tener alguna referencia "física" para leerme...

Así que además de los cursos que comentais, si alguno conoce algún libro o web interesante que ahonde en los temas de gestión de estudios y oficinas técnicas le estaré muy agradecido. El libro tendría que llamarse algo así como


"Suicidio organizado: Cómo organizar a 4 ingenieros y 4 delineantes"

Me valdrían otros libros que igual puedo adaptar como por ejemplo:


"archivos de la oficina: esos grandes desconocidos"
o

"La Oficina y yo. Libro de autoayuda para frikies de hoy en día"

Bueno mejor dejo el sarcasmo, si alguien me ayuda se lo agradeceré muuucho (lo menos doble ración de tapas en la cafetería)

sds mañaneros
 
#2
:) :) :) :) :) Gracias por hacerme reir de esta manera a estas horas, lo necesitaba ;)

Por cierto, a mi tambien me interesaria algo asi para organizar la tienda (administracion y oficina tecnica), algo asi como un modelo a seguir.

Saludos!!
 
#3
Hola jasonkid13:

Nadie te pordrá dar una solución "universal" a lo que planteas, porque cada uno se organiza a su manera y lo que puede ser válido para mi tal vez no lo sea para ti.

Algunas pinceladas o pistas:

- Estudia cual es el trabajo tipo mayoritario que haceis en tu oficina: naves, instlaciones en edificios,....

- Analiza la estructura de cada trabajo ¿de qué se compone? planos, cálculos, memorias, documentos administrativos, contratos, facturas, yo personalmente todos mis trabajos tienen estos apartados (carpetas en el disco duro)

1-CONTRATACION: contiene presupuestos, contratos, facturas, datos del promotor,...

2-PROYECTO: contiene todos los documentos de proyecto, organizados en subcarpetas (memoria, planos, fotos, topografía, estructuras, presupuesto, ...)

3-OBRA: contiene todo lo relativo a la materializacion de un proyecto dividido en carpetas: informes, instrucciones, fotos, certificaciones, planos modificados,...

4-URBANISMO: contiene lo que tenga que ver con urbanismo

5-INFORMES: contiene los distintos informes emitidos (municipales y/o de otros organismos) y los contrainformes o respuestas oportunas.

6-IMPRESION: Contiene los planos finales en formato PDF.

7-VIABILIDAD: Estudio de viabilidad de la operacion inmobiliaria (si procede)

8-SEGURIDAD Y SALUD: Todo lo relacionado con seguridad y salud (planos, estudio básico, incidencias,...)

9-CONTROL ECONÓMICO: Analisis de ingresos y gastos generados en este trabajo concreto, Índices de rentabilidad comparativos con otros proyectos.

10-PLANIFICACION: Gantt con las tareas fundamentales del trabajo. Asignacion de tareas a personal.

12-COMUNICACIONES: Registro de todas las comunicaciones generadas en el proyecto: entradas, salidas y confirmaciones de lectura, ya sea e-mail como fax.

17-AUDITORÍA: Checklist y PPI del proyecto.

18-NO CONFORMIDADES: Contene las distintas incidencias y NC que ha generado este trabajo, así como las acciones correctivas emprendidas.

19-SATISFACCION CLIENTE. Cuestionario final para evaluar la satisfaccion del cliente.

Como te puedes imaginar, el scanner no para ni un minuto en esta oficina, porque papel que llega, papel que se escanea y se clasifica en su carpeta adecuada.


Cada trabajo tiene un numero ÚNICO. Cada documento de ese trabajo empieza por ese número, y le sigue detrás el código del documento (puede ser una memoria, una factura,...)

De momento te puedo decir que esto me permite localizar un documento casi de forma inmediata.

Esas carpetas pueden tener niveles de acceso restringido segun convenga para que no todo el mundo tenga acceso atodos los trabajos o a toda la informacion de un trabajo.

Pero repito, esta es mi estructura, a otros les puede resultar farragosa.

Saludos.
 
#4
Muy bien Vorpal. Todo muy bien estructurado. Pero claro, si se te rompre el disco duro ... :)
Una pregunta ¿que sistema de seguridad tienes en tu sistema informatico?
me refiero a copias de seguridad, sistemas de cinta, ...
Igual que otros muchos temas, me obsesiona el de la seguridad en la documentación guardada informaticamente. Yo tengo copias cruzadas en todos los discos duros de la red, copias en CD (al menos dos) y un sistema de cintas con grabaciones alternativas (me llevo las cintas a casa por si acaso) Dicen que tengo un problema :) (aparte de muchos otros)

Saludos.
 
#5
El sistema

A mí el sistema que apunta Vorpal me parece magnífico, incluyendo sus códigos de documentos.
Pero ¿tienes alguna herramienta informática que te gestione todo ello?
Yo estoy desarrollando una.
Pero igualmente... puede resultar un poco farragoso.
Aunque a mí me va de lujo.
 

jasonkid13

Gran experto
#6
OK tomo nota de lo que decís...

En realidad el tema organizativo a nivel de archivos lo tenemos mas o menos estructurado. Algo en la línea de lo que expone Vorpal, quizá no tan desarrollado. Lo que me vendría mejor es algun consejo o libro en la línea de organizar los equipos humanos de la propia oficina. Esas cosas aparentemente tan absurdas pero que son las que determinan al final el buen desarrollo de la misma, por ejemplo:

- asignación de trabajos, como y cuando
- horarios para cada actividad (clientes, proyectos, delineacion, obras)
- estimacion de periodos de ejecucion de un proyecto
- Reuniones de trabajo SI o NO
- Enfoque general del estudio
- Inversiones a corto y medio plazo

No se si me he explicado :eek: , creemos que lo que nos falla es mas lo administrativo que lo técnico... Por eso os preguntaba por algún libro o web, porque imagino que cada oficina es un mundo...

sds y gracias como siempre por seguir ayudando

J
 
#7
MARIANO ha dicho:
Muy bien Vorpal. Todo muy bien estructurado. Pero claro, si se te rompre el disco duro ... :)
Una pregunta ¿que sistema de seguridad tienes en tu sistema informatico?
me refiero a copias de seguridad, sistemas de cinta, ...
Igual que otros muchos temas, me obsesiona el de la seguridad en la documentación guardada informaticamente. Yo tengo copias cruzadas en todos los discos duros de la red, copias en CD (al menos dos) y un sistema de cintas con grabaciones alternativas (me llevo las cintas a casa por si acaso) Dicen que tengo un problema :) (aparte de muchos otros)

Saludos.
Soy un obseso de la seguridad informatica.

SERVIDOR 1: 4 discos en RAID 1 (2 de 40 gb para sistema y 2 de 160 Gb para datos). Windows 2003 Server
SERVIDOR 2: 3 discos de 40 gb, uno se actualiza automáticamente con los datos de los proyectos del servidor 1 cada vez que se arranca. Los otros dos son sistemas operativos alternativos (Windows Xp, Linux).

Disco duro externo USB2 de 80Gb, que se viene a donde yo voy.

Copia diaria en cinta DAT. Ciclo de cintas semanal (cada lunes se machaca la del lunes anterior), cada mes se retira un juego de cintas que va a la caja ignífuga.

Copia de los proyectos en CD / DVD. Dos juegos de copias, uno en la caja ignífuga y otro en casita.

Copia de los proyectos en el disco duro de un portatil.

Y eso es to eso es to eso es todo amigos :)

Bueno no, a eso hay que añadir dos o tres licencias de antivirus distintos, un firewall de hardware y la wifi con encriptación WPA.

Saludos.
 
#8
:eek: :eek:

Eres un monstruo.
Por cierto, no me gusta nada lo de la encriptación WPA. A mi de pequeño me decian que había que compartir :)
 

eloscar

Gran experto
#9
Pues si yo os contara...
En mi anterior estudio, con una media de 60 proyectos al año, no se usaba absolutamente ningún método de copias de seguridad. Cuando tenía un rato, hacía copias en CD del servidor (una vez cada varios meses), y nada mas.
Por no haber, no hubo ni siquiera antivirus durante al menos 4 años.
Cualquier día les va a ocurrir una desgracia...
 
#10
jasonkid13 ha dicho:
- asignación de trabajos, como y cuando
Yo me he sacado todas las tareas de un trabajo y me he hecho una plantilla de MS Project. Luego sólo hay que elimianr aquellas tareas que no hacemos para ese trabajo concreto y asignar tiempos y recursos en funcion de la complejidad o tamaño del despacho.
Si además puedes enlazarlo con Outlook u otro sistema de mensajería, puedes asignar las tareas al vuelo y recibir mensajes automáticamente una vez que se han completado.

jasonkid13 ha dicho:
- horarios para cada actividad (clientes, proyectos, delineacion, obras)
Igual que lo anterior. Con el project mas o menos podemos controlar lo que se tradará en sacar los planos de un determinado proyecto, descubrir tiempos muertos y prioridades o puntos críticos.

jasonkid13 ha dicho:
- estimacion de periodos de ejecucion de un proyecto)
Idem.

jasonkid13 ha dicho:
Reuniones de trabajo SI o NO
Depende de la jerarquia. Una reunion entre iguales puede ser util en momentos de "brainstorming" creativo para desarrollar un proyecto. la estrategia de gestion pienso que dee idearla una sola persona y exponerla o transmitirla al resto de la organizacion. Por ejemplo, el gerente comunica a producción unos determinados encargos de trabajos con unas estimaciones o requisitos de fechas y costes del cliente. El jefe de producción informará al gerente de si es posible atender a esa demanda con los recursos actuales, si son necesarios más recursos o si es imposible atender la demanda.

En general, yo soy algo autoritario. Decido YO y doy las órdenes oportunas aunque admito sugerencias.

jasonkid13 ha dicho:
Enfoque general del estudio
Eso depende de qué actividad desarrolles y donde. Si en tu campo de trabajo hay mucha competencia, lógicamente debes hacer un estudio de qué tal estas posicinado en el mercado: si eeres mejor / peor, mas barato/ caro, mas o menos rápido,... Se trata de buscar la ventaja sobre el resto que te haga competitivo, y potenciar tu "know-how". Seguro que hay algo bueno en lo que destacais sobre el resto, pues se trata de potenciarlo, centrándose la organizacion en esa actividad.
No se trata de abarcar muchos campos, sino de hacerse fuertes en unos cuantos temas muy controlados, ser el puto amo de algo concreto. Y descartar absolutmente de la linea de trabajo las cosas poco rentables.

jasonkid13 ha dicho:
Inversiones a corto y medio plazo
¿inversiones en recursos para trabajar? eso lo ireis viendo a medida que el Jefe de Produccion lo veas cada vez mas ahogado :) . Si entra mucho trabajo en producción iran de culo, per se trata de tampoco endeudarse o adquirir otras obligacines, proque este trabajo es muy cicilico, y te puedes encontrar que despues de haber renovado la flota de ordenadores, haber comprado una copiadora nueva, contratado dos delienantes más,... pegue el bajón que todo el mundo avecina desde hace tiempo y vengan los del banco a recordarte que les debes una cifra.

Saludos.
 
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