Organización y gestión de documentos, archivos y carpetas del estudio

trescatorce

Bronce
Buenos días a todos.

El trabajo avanza día a día en el estudio, y el número de expedientes van en aumento, y no conseguimos implementar un sistema regular de organización de todos aquellos documentos, archivos y carpetas que para ello utilizamos. Os detallo un poco el caso.

Nuestro estudio lleva todo tipo de expedientes; desde encargos de obra nueva, informes técnicos, certificados energéticos, ITE, reformas, etc. Según son aceptados, cada uno de los encargos es referenciado en una carpeta con un número de expediente. Cada uno de estos expedientes, a nivel documental, son ligeramente diferentes; pese a que todos ellos pueden compartir una estructura de carpeta de "Información previa" o "Documentación inicial" y "Datos de visita" o "Fotografías de visita", con los consecuentes archivos, en función del tipo de encargo, unos llevan planimetría con sus archivos CAD y PDF, presupuesto, pliego de condiciones, EBBS, etc. y otros se limitan únicamente a un documento Word, un simple archivo Presto, o archivos específicos de los CEE e ITE.

El caso es que en ningún momento hemos instaurado una organización formal y regular (porque desconocemos también cuál es la mejor forma de hacerlo) y en función de cómo se iba organizando cada uno, hemos ido gestionando los archivos como hemos podido. Hoy en día nos encontramos con multitud de carpetas, cada una de ellas organizada a su manera. El caos comienza a adueñarse de la situación...

Recurro al foro para ver si mediante la experiencia y práctica de la gente, que entiendo que tendrán una situación similar, podemos implementar un esquema formal y ordenador.

¿Qué esquema lleváis vosotros para la organización documental de vuestro estudio?

Muchas gracias de antemano.
 
La organización de cada estudio es un mundo, he trabajado en tres estudios antes del mío y cada uno se organizaba de una manera.

Yo tengo una carpeta por proyecto y dentro esta todo ordenado según el tipo de expediente con distintas carpetas, básicamente como tú lo tienes, cada carpeta es diferente en sí misma, no hay mayor problema porque dentro absolutamente todo de ese expediente, salvo las facturas que están en otra carpeta específica de contabilidad.
 

jano

VIP
Buf, el tema es complicado y, como dice @Octopussy, cada estudio se organiza como puede.
En mi empresa tenemos una carpeta tipo en donde va todo ordenado, y aun así muchas veces lo ponemos donde no toca, o no sabemos dónde... y eso con una actividad clara, solamente proyectos de arquitectura.

Cuando tenga tiempo te hago un esquema, que no es cosa sencilla del todo.
 
Hola.
Donde trabajé antes, todo lo manejaban en digital, en diferentes carpetas y cada documento tiene un prenombre del proyecto con un indicador para gestionar la búsqueda rápidamente.
 

JuanAMB

Diamante
Aunque no guarde relación directa con el tema, ¿en cuántos proyectos trabajáis a lo largo del año? ¿Cuántos proyectos trabajáis en paralelo, activos a la vez? Es por pura curiosidad, que ahora me ha surgido.
En mis proyectos, que no son de arquitectura, llevo una estructura similar pero como son "bastantes" proyectos la estructura de carpeta crece en niveles superiores --> Año\Cliente\Proyecto\CarpetaPorApartadosDeProyecto\ArchivoConcreto.
 

jano

VIP
Yo estoy llevando un proyecto ahora enorme, tras haber terminado otro de tamaño mediano en el trabajo y después he llevado hasta 4 proyectos a la vez por mi cuenta este año, aunque ahora mismo ya hay sólo 2 y uno está terminando.
 

jano

VIP
Por cierto, y para abrir boca, en mi estudio tenemos cada proyecto dividido en tres carpetas principales:
  1. documentos
  2. proyecto
  3. contratos
Cada una tiene múltiples subdivisiones, siendo
  • DOCUMENTOS:
    • D1 - cliente
      • D11 - promotor
      • D12 - consultores
      • D13 - management
      • D14 - certificaciones
    • D2 - autoridades públicas
      • D21 - peticiones
      • D22 - comunicados
      • D23 - aprobaciones
    • D3 - empresas
      • D31 - certificados
      • D32 - estructuras
      • D33 - ingenierías
      • D34 - especialistas
      • D35 - proveedores
      • D36 - coordinación
    • D4 - datos
      • D41 - reuniones
      • D42 - harmonograma
      • D43 - listado de documentación
      • D44 - prospectos
      • D45 - fotos
    • D5 - obra
      • D51 - reuniones de control
      • D52 - libro de obra
      • D53 - certificados
      • D54 - documentación de proveedores
      • D55 - fotos
Ya seguiré con las otras dos carpetas, que son bastante más largas...
 

jano

VIP
Cuando comencé a trabajar en el estudio teníamos una ISO, no sé cuál, pero me da que algo tiene que ver con esa organización. Me resulta brutal, a veces ni sé dónde carajo poner algunos documentos.
 

jano

VIP
Parece que el hilo lo dejamos a medias y @trescatorce me pregunta por privado. Sigo con el método de mi estudio. Primero, trabajamos en BIM, por lo que hay que ser metódico y no tenemos carpetas con los dibujos, salvo los DWG de situación. Por otra parte, en el país la normativa es clara respecto a qué hay que presentar: memorias y documentación gráfica tienen un esquema predefinido y debe respetarse.

La carpeta proyecto es, más o menos, tal que así:
  • 1 preparación de oferta
    • A documentación escrita / memorias
    • B documentación gráfica
    • C modelo
    • X export
  • 2 estudio/propuesta
    • ídem
  • 3 documentación para fase urbanística
    • AB memorias
      • 01 texto
      • 02 tablas
    • C situación
    • D documentación gráfica - objeto de trabajo
      • 0010 plantas
      • 0020 secciones
      • 0030 alzados
      • 0040 renders
  • 4 proyecto básico, viene a ser lo mismo pero con las "profesiones", que lleva el esquema de la ejecución que veremos más adelante.
  • 5 ejecución:
    • D.1 - A arquitectura
      • 0010 plantas
      • 0020 secciones
      • 0030 alzados
      • 0040 detalles interiores
      • 0100 detalles fachada
      • 0200 tabla fachadas
      • 0300 tabla muros cortina
      • 0400 tabla puertas muros cortina
      • 0500 tabla cubiertas
      • 0700 tabla puertas exteriores
      • 1100 tabla pladur
      • 1200 tabla muros
      • 1400 tabla acabados de muros
      • 1500 tabla suelos
      • 1600 tabla techos
      • 2100 puertas sin EI
      • 2200 puertas con resistencia a fuego
      • 2400 puertas automáticas
      • 2500 roletas y puertas de garaje
      • 2600 torniquetes
      • 3100 elementos de chapa / áticos o cumbreras
      • 3200 elementos de madera (cocinas, mobiliario y elementos diseñados exprofeso)
      • 3300 elementos de herrería
      • 3500 parapetos interiores
      • 3600 elementos sanitarios
      • 3700 resto de equipamiento
      • 4100 lamas
      • 4200 persianas
      • 4400 barreras acústicas
      • 4700 superficie de limpieza de calzado
      • 5400 ascensores
      • 6000 coordinación
      • etc.
    • D.1.2 - ES estática
    • D.1.3 - incendios
    • D.1.4 - instalaciones
      • D.1.4a - calefacción
      • D.1.4b - climatización
      • D.1.4c - ventilación
      • D.1.4d - regulación eléctrica
      • D.1.4e - agua / canalización
      • D.1.4f - electricidad
      • D.1.4g - telecomunicaciones
      • D.1.4h - protección civil
      • D.1.4i - sprinklers
      • D.1.4j - ... lo que vaya saliendo.

    • D.2.2 - urbanización y jardinería
    • D.2.3 - tráfico (incluye parking)
    • D.2.4 - conexión de agua
    • D.2.5 - conexión de gas
    • D.2.6 - conexión alcantarillado
    • D.2.7 - conexión... de lo que sea

    • E estudio de obra
El estudio es libre. El proyecto de urbanismo tiene su esquema, y el básico ídem. En España el básico incluye elementos que nosotros tenemos en ejecución, pero ya eso lo vais viendo. Ejecución tiene un esquema modulable, lo importante es que se respete todo en el BIM y en las tablas que genera así como la documentación que se genera aparte, entre otras cosas porque después es un lío de narices. Y aun así, te lías. Y van saliendo carpetas según lo que se haga... si pongo lo que estamos haciendo ahora alucináis, tenemos apartados de marketing, de eficiencia energética, etc. Y, por supuesto, varios subapartados en la carpeta de EXPORT: para el cliente, para los ingenieros colaboradores, para la constructora, para suministradores...

Lo que pongo es sólo una parte de los esquemas, pero creo que en España no hace falta tanto (tenemos lo mismo repetido para documentación para constructoras, para suministradores, el fin de obra y para no recuerdo qué más cosas).
 

jano

VIP
El listado de 0010 a 6000, por cierto, es configurable, tenemos partes que no usamos, partes que salen nuevas y a las que le damos una numeración distinta... a veces, si el proyecto es pequeño, aunamos las puertas en una tabla, etc. Al contrario, si el proyecto es muy grande, solamente una vez nos hemos quedado sin números y hemos tenido que usar dos numeraciones distintas para una misma categoría (concretamente, en herrajes).
 

Beowulf

Esmeralda
Donde trabajaba yo antes se hacía, más o menos, como en el estudio de @jano.

Había dos bloques de carpetas: unos para la fase de oferta y otros para la fase de obra (si la oferta llegaba a buen término).

Y cada bloque se subdividía con una carpeta con su nombre de expediente para esa obra. Dentro de cada carpeta de obra existía una distribución de subcarpetas igual para todas las obras. Evidentemente, según el tipo de obra había subcarpetas que se usaban y otras que no: información de oferta, especificación, diseño, subcontratas, proveedores, materiales, comunicación cliente, comunicación administración, calidad, fotografías, informes...

Los planos también se codificaban con el número de expediente, una letra según el tipo de plano que era (localización, estructura, recubrimiento, electricidad, fontanería, pintura, soldadura, madera...), y una numeración correlativa. Si había planos de detalles asociados a un plano más genérico, este plano de detalle se nombraba igual que el padre pero con un número correlativo más.

Ejemplo al azar:
Primera obra del año 2019: 19-00001
Categoría: estructura (s)
Plano: pilares (001)
Detalle: anclaje pilares (01)
Descripción: detalle anclaje pilares
Revisión: 0

Sería plano: 1-000001 S 001.1 DETALLE ANCLAJE PILARES R00
 

jano

VIP
También tenemos dos secciones: ofertas y trabajo. Si la oferta sigue adelante, pasa a otro disco duro en el servidor. Nosotros tenemos los proyectos del backup por números, y es altamente no recomendable hacerlo así en mi opinión, porque encontrar algo es una odisea. Nuestras carpetas son el nombre del proyecto o su abreviación. Por ejemplo, el proyecto "perico el de los palotes de salamanca", tendría una carpeta llamada así, o "perico" o PER o PPS, algo que se intuya qué es. Luego toda la documentación es así:
  • Planta -2: AS4 - SO101 - 0008
  • Planta -1: AS4 - SO101 - 0009
  • Planta 1 o baja: AS4 - SO101 - 0011
  • Sección 1: AS4 - SO101 - 0021
  • ...
Y el dibujo exportado en PDF y DWG sería, en el caso de la planta baja: PER 0011, o con la extensión completa pero siempre poniendo PER delante.
Nota: la planta 0010 NO LA USAMOS. La reservamos para cuando hay una entreplanta, en ese caso 0010 es PB y 0011 es entreplanta. Es porque la planta baja para nosotros es 1.NP (primera planta sobre rasante, significa), y la planta sótano por debajo es 1.PP (primera planta bajo rasante). Para evitar confusiones, que no es la primera vez, la 1.NP es 0011 y no 0010. Por supuesto, en España y en cualquier otro lado se puede poner lo que a uno le resulte más cómodo e intuitivo.
 
En el estudio en el que trabajo en Alemania toda la documentación gráfica se debe nombrar bajo un mismo formato:

SssNNNnEEEETTAAPXXXXXXX(-SSQQii)

Sss: Ciudad, normalmente se usan 2 letras.
NNNn: Número de proyecto, corresponde al número que asignamos al proyecto, normalmente 3 números.
EEEE: Planta a la que corresponde (o sección o alzado, etc.).
TT: Tipo de plano (arquitectura, estructuras, protección contra incendios, etc.).
AA: Tipo de plano (planta, alzado, etc.).
P: Interno del estudio.
XXXXXXX: Variable (opción de diseño 1, o aclaraciones).

(-SSQQii): Esto se añade a los PDF.
SS: Fase de proyecto (anteproyecto, básico, ejecución, etc.).
QQ: Cuadrante al que pertenece el plano (si el proyecto es grande).
ii: Índice de revisión del plano.

Parece complejo, pero, como siempre, una vez que te acostumbras tiene toda la lógica del mundo. Por ejemplo:

Be-121-1---S-G-P-------
Be-121-1---S-G-P--------AA10-b
Esto corresponde a un plano de estructura (S) en planta (G) de la planta 1 (1) en fase de ejecución (AA), cuadrante 10 y revisado 2 veces (b).

Dr-680-AW--A-A-P-------
Dr-680-AW--A-A-P--------AK00-e
Y este sería el alzado oeste (AW), de arquitectura (A), alzado (A), en fase de proyecto básico (AK), sin cuadrantes (00) y revisado 5 veces (e).

Tengo a medio traducir la estructura de carpetas que empece al incorporarme para aclararme. Si a alguien le interesa, me pongo y la acabo.
 

jano

VIP
Nosotros denominábamos las revisiones con letras y cuando pasamos a ArchiCAD lo cambiamos a números, entre otras razones porque alguna vez nos quedamos sin abecedario, y es que la gestión documental en Centroeuropa es espesa como ella sola.
 

Delineo

Diamante
Nosotros seguimos el criterio siguiente:
N°_ubicación_proyecto (el número es uno asignado a cada cliente, la ubicación es la ciudad y proyecto es el tipo de obra), ej. 15_Aranjuez_25 viviendas.
Ahora dos directorios: arquitectura y obra.
En arquitectura se ubican los proyectos que están trabajándose: anteproyectos, básicos, ejecución...

En obra se ubican los que ya están ejecutándose: ofertas económicas, modificaciones, certificaciones, fin obra...

Dentro de cada uno de estos directorios se incluyen dos directorios: entradas y salidas donde se crean directorios con fechas de los documentos que entran o salen y para quién va.
Dentro también se crean directorios de arquitectura (arquitectura, instalaciones y estructura) y dentro de ellos también se subdividen, p .ej. abastecimiento, saneamiento, baja tensión, climatización, domótica...
 
Nosotros denominábamos las revisiones con letras y cuando pasamos a ArchiCAD lo cambiamos a números, entre otras razones porque alguna vez nos quedamos sin abecedario, y es que la gestión documental en Centroeuropa es espesa como ella sola
Yo creo que nunca hemos pasado de la "-r", pero si ocurriese, está reservado el guión anterior. Siguiendo el ejemplo:
Dr-680-AW--A-A-P--------AK00-e
Dr-680-AW--A-A-P--------AK00-f
...
Dr-680-AW--A-A-P--------AK00aa
Dr-680-AW--A-A-P--------AK00ab
...
Dr-680-AW--A-A-P--------AK00fa
Dr-680-AW--A-A-P--------AK00fb
Etc.

No exagero si en las primeras fases de cada proyecto tenemos 4-5 reuniones viendo si hay que adaptar la estructura de carpetas, denominaciones de archivos, etc. y eso que el sistema está muy desarrollado.
Otra cosa no, pero de planificación, previsión y organización van sobrados en Alemania.
 

jano

VIP
Alguna revisión "ab" o así hemos tenido y por eso cambiamos a los números, que por cierto, la veo una solución más práctica. Nosotros no hacemos reuniones para ver cómo organizar proyecto y carpetas porque lo tenemos todo automatizado, superestudiado y porque, a fin de cuentas, no semos alemanes :D
La organización de la documentación es un coñazo a nivel de ejecución, se hace revisión por cualquier chorrada, hay que presentar tropecientas copias en papel además de PDF, listado de documentación con fechas, cambios, revisiones y la madre que lo parió. Es tan complejo que no se le puede dejar la tarea (por otra parte una pérdida de tiempo para un arquitecto) a alguien sin experiencia porque la caga SEGURO. Y cagarla puede significar sanciones de la constructora o promotora (40.000 € nos pidieron hace poco porque faltaba un A3 en un bloque de documentación que dudo quepa en el maletero de un coche grande).

Yo entiendo que en España se puede simplificar mucho el modelo. La clave está en las fechas, ojito con ellas. Nuestros dibujos y archivos suelen ir con fechas (los oficiales van con revisión) y nuestras carpetas de exportación con fecha. Lo primero lleva la fecha al final "190204" y lo segundo al principio "190204". SIEMPRE primero año, luego mes, y luego día, ¡que si no es imposible encontrar nada!
 
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