Organizando un poco el estudio mediante un programa informático

#1
Tras unos dias de vacaciones. Hemos vuelto a la oficina y el caos ha sido total. Me he dado cuenta que los papeles estan bastante desorganizados y entontrar algun documento relacionado con el proyecto es tarea que cada vez es mas dificil.

He pensado en utilizar alguna aplicación informatica que relacione proyectos con sus archivos correspondientes (imagino que tb. será necesario localizar cuales son los archivos previos y definitivos). No se, la verdad ese que no se puede seguir asi.

He leido alguno de vuestros mensajes sobre la gestion de los estudios.
¿Creeis que es buena idea emplear aplicaciones informaticas? o ¿es mejor sentarse y definir un metodo para tenerlo todo organizado empleando los recursos de windows?.

No se, tal vez seria mejor un programa para forzar al uso de este sistema, pero no se cual me podria servir.

¿alguna idea?

Saludos.
 

jcidon

Moderador
Miembro del personal
#2
La mayoría de los programas de gestión no son software de gestión documental (valga la redundancia). El único software (al menos que yo conozca) que sí se encarga de administrar los archivos que se van generando es MyOffice. El software obliga a la gente del estudio a trabajar contra el servidor, gestiona automáticamente las diferentes versiones del documento, los ordena según fases del proyecto, autores, categorías, fecha...

Digo lo de "obligar" porque el programa funciona así: las personas reciben tareas (como si de Outlook se tratara), y en ellas se incluye un link al archivo donde deben trabajar. Dicho archivo, no se puede localizar con el Explorador de Windows, sólo se puede acceder a él vía MyOffice. También archiva las comunicaciones y los documentos reciidos externamente.

Digamos que MyOffice es una suma de MS Project + Outlook + Access + FileMaker (salvando las distancias) o, lo que es lo mismo, Planificador, reparto de trabajo, agenda, base de datos y gestor documental, todo integrado.
 

jcidon

Moderador
Miembro del personal
#3
No obstante, la mayoría de los estudios trabaja perfectamente con el Explorador de Windows, basta que os senteis todos juntos y redacteis un protocolo de archivación de documentos y proyectos, y que la gente lo cumpla.
 
#4
Te explico mi sistema, por si te sirve:

Cada trabajo tiene un número que lo identifica dentro del despacho (un número de 4 cifras)
Cada trabajo tiene una serie de apartados (carpetas) tambien identificado por números (un número de dos cifras)

01-CONTRATACION: Contiene todo lo que tiene que ver con el contrato, hoja de encargo, minutas,...
02-PROYECTO: Contiene todo lo que tiene que ver con el proyecto. Dentro hay varias carpetas adicionales: ESPECIFICACIONES, ESTRUCTURAS, FOTOS, INSTALACIONES, MEMORIAS, PLANOS, PRESUPUESTO, RENDER y TOPO.
03-OBRA: Contiene tdo lo referente a la ejecución de la obra. Subcarpetas: CERTIFICACIONES, CONTROL, ESCRITOS, FOTOS, INSTRUCCIONES y PLANOS
04-URBANISMO: Contiene todo lo relacionado con materia urbanísitica del trabajo concreto.
05-INFORMES: Contiene los informes (recibidos y emitidos) relacionados con el trabajo
06-IMPRESION: Contiene documentos finales de impesion (memorias, planos,...) generalmente en PDF.
07-ESTUDIO DE VIABILIDAD: Contiene el estudio de viabilidad urbanísitica, económica, inmobiliaria,... del trabajo.
08-SEGURIDAD Y SALUD: Contiene lo relativo a seguridad y salud /estudio de seguridad, plan de seguridad, actas, informes,...
10-PLANIFICACIÓN. Contiene el planning general de trabajo (proyecto) y la asignacion de tareas.
12-COMUNICACIONES: Contiene todas las comunicaciones entrantes y salientes (generalmente correos electrónicos y faxes)
17-AUDITORÍA INTERNA: Contiene un chekclist de verificación de puntos de inspección del proyecto o trabajo.
18-NO CONFORMIDADES: Contiene las incidencias acaecidas en el trabajo, sus soluciones propuestas y el seguimiento.

Evidentemente no todos los apartados tienen el mismo contenido en todos los trabajos.

A mi me sirve para llevar un control documental más o menos eficaz: En seguida encuentro lo que busco, pero hay que hacer una labor de concienciación entre el personal muy importante y dar un periodo de transición adecuado antes de considerar completamente implantado el sistema.

Saludos.
 
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